POLÍTICAS DE PAGO,
FACTURACIÓN Y COBRO
Aplicable a todos los contratos, propuestas, servicios y relaciones comerciales activas y futuras
En iRODE TECHNOLOGY creemos que las mejores relaciones comerciales se construyen sobre acuerdos claros desde el inicio.
Por ello, este documento reúne los lineamientos administrativos y financieros relacionados con facturación, pagos, validación de transferencias y continuidad de servicios, con el objetivo de brindar mayor claridad, trazabilidad y orden en cada etapa de la operación.
Estas políticas nos permiten mantener una gestión más eficiente, asegurar una adecuada planificación de recursos y garantizar la continuidad operativa de los proyectos y servicios que desarrollamos junto a nuestros clientes.
Nuestro objetivo es que ambas partes tengan claridad sobre los procesos administrativos asociados a la prestación de servicios, permitiendo así una relación comercial más ágil, transparente y alineada desde el inicio.
Creemos en relaciones
comerciales claras,
alineadas y transparentes.
Por ello, definimos cada
proceso desde el inicio,
sin ambigüedades ni
condiciones ocultas.
Los proyectos tecnológicos requieren flujo constante. Estas políticas protegen la operación continua, tanto la tuya como la nuestra.
Una relación comercial sólida se construye cuando ambas partes cumplen sus compromisos. Aquí están los nuestros y los que esperamos de ti.
El presente documento constituye un instrumento corporativo de cumplimiento obligatorio. Su conocimiento y aceptación son condición indispensable para el inicio, continuación y renovación de cualquier relación comercial con iRODE TECHNOLOGY.
El desconocimiento de estas políticas no exime al cliente de responsabilidad contractual ni financiera. Prevalecen sobre acuerdos verbales, costumbre comercial o interpretación unilateral del cliente.
Condiciones Generales de Pago
iRODE TECHNOLOGY establece condiciones de pago claras, firmes y no negociables como parte de su marco financiero corporativo. Las presentes condiciones aplican de forma universal a todos los contratos, propuestas comerciales, servicios activos y relaciones comerciales futuras con cualquier cliente o empresa vinculada.
- Los pagos deben realizarse dentro del plazo establecido en la factura o contrato correspondiente, sin excepción.
- El vencimiento de una factura no está condicionado al avance operativo, conformidad parcial del cliente, ni a procesos internos del cliente.
- Ningún inconveniente técnico, administrativo u operativo por parte del cliente justifica el atraso en el cumplimiento de obligaciones de pago.
- El cliente no podrá condicionar, retener ni posponer pagos alegando disputas no formalizadas por escrito ante iRODE TECHNOLOGY.
- Las condiciones acordadas en contrato prevalecen sobre comunicaciones posteriores no formalizadas.
Política corporativa: iRODE TECHNOLOGY no acepta argumentos verbales, operativos o administrativos como justificación de atrasos. Todo diferimiento de pago debe formalizarse y aprobarse por escrito antes del vencimiento de la obligación.
Métodos de Pago Autorizados
iRODE TECHNOLOGY acepta únicamente los métodos de pago formalmente autorizados descritos a continuación. El uso de un método no autorizado no libera al cliente de su obligación de pago y puede generar gastos administrativos adicionales.
| Método | Moneda | Disponibilidad |
|---|---|---|
| Transferencia bancaria local — Cuenta en quetzales y/o dólares | GTQ/USD | Prioritario |
| Depósito bancario — Presentación obligatoria de boleta escaneada | GTQ/USD | Autorizado |
| Transferencia internacional (SWIFT/Wire) — Sujeta a condiciones del apartado VIII | USD | Autorizado |
| Tarjeta de crédito / débito — Visa, Mastercard (con cargo por cuotas según aplique) | GTQ | Autorizado |
| Cheque certificado — Sujeto a condiciones del apartado III | GTQ/USD | Autorizado con restricciones |
No se aceptan: efectivo, criptomonedas, o plataformas de pago peer-to-peer.
Pago mediante Cheque
El pago mediante cheque es un método autorizado con restricciones. Para que un cheque sea reconocido como pago válido, debe ser certificado por entidad bancaria guatemalteca reconocida, extendido a nombre de RODE TECHNOLOGIES & CO., SOCIEDAD ANÓNIMA, y procesarse conforme a alguna de las dos modalidades siguientes:
Modalidad A — Depósito por parte del cliente- El cliente realiza el depósito del cheque directamente en cuenta bancaria de iRODE TECHNOLOGY.
- El cliente debe enviar comprobante del depósito al correo pagos@irodetech.com a más tardar el mismo día hábil del depósito.
- El pago se considerará procesado una vez confirmada la acreditación por el banco receptor.
- El cliente proporciona dirección física y horario de disponibilidad para que iRODE TECHNOLOGY efectúe la recolección del cheque.
- La recolección física genera un cargo administrativo de Q500.00, por concepto de gestión y traslado, el cual se factura en una factura separada por gastos administrativos.
Todo cheque devuelto por el banco por cualquier causa (fondos insuficientes, datos erróneos, firma no reconocida, cuenta cancelada u otra) generará un cargo adicional de Q250.00 por concepto de gestión bancaria fallida, facturado también de forma independiente. El pago original continuará vigente como obligación pendiente hasta su liquidación efectiva.
Disposición general: El uso del cheque como método de pago no implica prórroga ni modificación del plazo de vencimiento original de la factura. El cliente asume la responsabilidad sobre la validez, suficiencia y acreditación del instrumento entregado.
Pagos con Tarjeta y Financiamiento en Cuotas (Visacuotas)
iRODE TECHNOLOGY acepta pagos mediante tarjeta de crédito Visa, con la opción de diferimiento en cuotas a través del programa Visacuotas cuando así lo solicite el cliente. Este mecanismo de pago aplica un incremento sobre el valor original de la factura dependiendo de las cuotas elegidas, con incrementos del 8, 10, 12 o 18% según el plan seleccionado.
El incremento correspondiente es asumido íntegramente por el cliente y se refleja en el monto total cobrado. iRODE TECHNOLOGY no subsidia ni absorbe costos financieros derivados del uso de tarjeta de crédito o programas de cuotas.
El pago con tarjeta en cuotas debe solicitarse antes de la emisión de la factura, indicando el número de cuotas deseado. No se realizan modificaciones retroactivas una vez emitida la factura.
Facturación y Requisitos Fiscales
iRODE TECHNOLOGY emite facturación electrónica conforme a la normativa SAT vigente. Las facturas son emitidas a partir de la firma del contrato, emisión de orden de servicio aprobada, o inicio formal del servicio acordado.
- El cliente debe proporcionar sus datos fiscales completos y correctos antes del inicio de la relación comercial: NIT, razón social, dirección fiscal y correo para recepción de documentos.
- La factura se considera válida y exigible en el momento de su emisión, independientemente de que el cliente la haya descargado o revisado.
- Cambios en datos fiscales deben notificarse por escrito con al menos 5 días hábiles de anticipación a la fecha de facturación.
- iRODE TECHNOLOGY no emite facturas retroactivas por errores atribuibles al cliente en la provisión de datos fiscales.
- Las facturas se envían al correo institucional registrado. Su no recepción por fallas del cliente no invalida la obligación de pago.
Dato relevante: Para identificar correctamente su pago en nuestros sistemas, el asunto del correo al enviar comprobante debe seguir el formato: [SERVICIO] – [MES/AÑO] – [EMPRESA]
Política de Mora y Atrasos
El incumplimiento en los plazos de pago activa automáticamente el régimen de mora establecido en el presente documento y en el contrato de servicios correspondiente. iRODE TECHNOLOGY aplica estas disposiciones de forma uniforme y sin excepciones, conforme a los principios de equidad contractual y sostenibilidad financiera empresarial.
Transcurridos 10 días calendario desde la fecha de vencimiento sin que se registre el pago o acuerdo formal, la cuenta del cliente ingresa en estado de mora activa. A partir de ese momento aplica un cargo mensual del 1.5% sobre el saldo pendiente, calculado sobre cada período de 30 días de atraso acumulado.
- El cargo por mora se acumula mensualmente hasta la liquidación total de la deuda, sin que esto exima al cliente de las obligaciones contractuales pendientes.
- iRODE TECHNOLOGY notificará al cliente mediante correo electrónico cuando una cuenta ingrese en mora, sin que dicha notificación sea condición previa para su aplicación.
- Todo acuerdo de prórroga o plan de pago debe solicitarse por escrito antes del vencimiento y aprobarse formalmente por la dirección administrativa de iRODE TECHNOLOGY.
- Los acuerdos verbales o compromisos de pago no formalizados no suspenden el cómputo de mora ni la aplicación de las presentes políticas.
El ingreso en mora activa activa restricciones sobre la relación comercial, incluyendo suspensión de servicios, retención de avances de proyectos y restricción de acceso a sistemas. Esto se detalla en la Sección IX del presente documento.
Comprobantes de Pago
El envío del comprobante de pago es una obligación formal del cliente. iRODE TECHNOLOGY no asume responsabilidad por pagos no identificados ni por retrasos en la acreditación derivados de la ausencia de comprobante.
- El comprobante debe enviarse al correo pagos@irodetech.com dentro de las 24 horas siguientes a la realización del pago.
- El asunto del correo debe seguir el formato obligatorio: [SERVICIO] – [MES/AÑO] – [EMPRESA]
- El comprobante debe incluir: número de referencia de la transacción, monto exacto, fecha de pago y banco de origen.
- Pagos no identificados dentro de los 5 días hábiles posteriores a su recepción serán registrados como créditos pendientes de asignación, sin aplicar al saldo del cliente hasta su identificación formal.
- iRODE TECHNOLOGY no acepta solicitudes retroactivas de acreditación por pagos realizados sin comprobante correspondiente.
Transferencias Internacionales
Las transferencias internacionales están sujetas a condiciones específicas derivadas de la naturaleza de los sistemas bancarios internacionales y los plazos de acreditación correspondientes.
- El monto acreditado en cuenta de iRODE TECHNOLOGY debe ser equivalente al 100% del valor de la factura. Los cargos por comisiones bancarias, gastos de intermediación o diferencial cambiario son responsabilidad exclusiva del cliente.
- Si el monto acreditado resulta inferior al facturado por deducciones bancarias, la diferencia se registrará como saldo pendiente y generará un cargo complementario.
- Los plazos de acreditación internacional (2 a 5 días hábiles) no modifican ni amplían la fecha de vencimiento de la factura.
- El cliente debe coordinar la transferencia con anticipación suficiente para asegurar la acreditación antes del vencimiento.
- Para transferencias USD/EUR se requiere envío previo de datos bancarios completos por parte de iRODE TECHNOLOGY, los cuales serán proporcionados únicamente por correo institucional.
Nota de seguridad: iRODE TECHNOLOGY no cambia datos bancarios por correo, llamada o mensaje. Cualquier solicitud de cambio de cuenta debe verificarse directamente con la dirección administrativa. El cliente asume responsabilidad total por transferencias realizadas a cuentas no verificadas.
Suspensión de Servicios por Mora
iRODE TECHNOLOGY se reserva el derecho de suspender total o parcialmente los servicios contratados cuando el cliente se encuentre en mora activa, conforme a los plazos y condiciones establecidos en el presente documento y en el contrato de servicios.
- La suspensión no exime al cliente del pago de servicios ya prestados, ni de los cargos por mora acumulados.
- Los proyectos en ejecución podrán ser detenidos en el estado en que se encuentren hasta la regularización del pago, sin responsabilidad para iRODE TECHNOLOGY por retrasos derivados de dicha suspensión.
- El acceso a sistemas, plataformas, credenciales y entornos administrados por iRODE TECHNOLOGY podrá ser restringido durante el período de mora activa.
- La reactivación de servicios opera a partir del día hábil siguiente a la confirmación de pago total, incluyendo mora acumulada y cargos administrativos pendientes.
- iRODE TECHNOLOGY no asume responsabilidad por afectaciones operativas, pérdidas comerciales o daños derivados de la suspensión por mora imputable al cliente.
La suspensión por mora es un mecanismo de protección contractual, no una sanción. Su aplicación es automática, uniforme y no discriminatoria para todos los clientes en situación de incumplimiento.
Pagos Parciales
Los pagos parciales no constituyen un acuerdo implícito de prórroga y no suspenden la aplicación de los mecanismos de mora sobre el saldo pendiente.
- Todo pago parcial se aplicará primero a los cargos por mora acumulados, posteriormente a los gastos administrativos pendientes, y finalmente al capital de la factura.
- El saldo no pagado continuará sujeto a los términos de mora vigentes hasta su liquidación total.
- El cliente no podrá alegar pago total de una obligación mediante abonos parciales no formalizados como plan de pago.
- Para acordar pagos fraccionados como modalidad excepcional, el cliente debe solicitarlo por escrito antes del vencimiento y recibir aprobación formal de la dirección financiera de iRODE TECHNOLOGY.
Solvencia Requerida para Operación
iRODE TECHNOLOGY condiciona la continuidad de sus servicios a que el cliente mantenga solvencia activa en todo momento. Ningún cliente con facturas vencidas podrá iniciar nuevas etapas de proyecto, recibir nuevos servicios ni acceder a recursos adicionales hasta la regularización de su situación financiera.
- La aceptación de nuevos contratos o ampliaciones de servicio está condicionada a solvencia plena del cliente con iRODE TECHNOLOGY.
- La empresa no inicia implementaciones, configuraciones, capacitaciones ni entregas si existen saldos vencidos previos.
- Las evaluaciones de solvencia son internas y no requieren notificación previa al cliente para su aplicación.
- El estado de insolvencia con iRODE TECHNOLOGY puede ser informado a aliados, integradores o proveedores vinculados al proyecto cuando sea contractualmente relevante.
Retenciones y Deducciones Fiscales
Las retenciones fiscales aplicadas conforme a la legislación guatemalteca vigente son reconocidas como abono al valor de la factura, siempre que se cumplan los requisitos establecidos.
- La constancia de retención debe enviarse por correo a pagos@irodetech.com dentro de los 5 días hábiles siguientes al pago.
- La retención no aplicada correctamente ni enviada dentro del plazo estipulado no será reconocida como abono al saldo.
- Retenciones por montos incorrectos o sobre facturas no identificadas requerirán gestión adicional y no suspenden el vencimiento del saldo.
- iRODE TECHNOLOGY no acepta retenciones como excusa para pagos incompletos sin la debida constancia y validación.
- Las deducciones no contempladas en el régimen fiscal guatemalteco no serán reconocidas bajo ningún concepto.
Canal Oficial de Pagos y Comunicaciones Financieras
El único canal oficial para gestiones de pago, envío de comprobantes, consultas de facturación y comunicaciones financieras con iRODE TECHNOLOGY es el correo institucional habilitado para este fin.
pagos@irodetech.com
Canal exclusivo para pagos y comprobantes.
facturación@irodetech.com
Canal exclusivo para consultas de facturación
- Las comunicaciones a correos personales de colaboradores de iRODE TECHNOLOGY no constituyen gestión oficial y no serán procesadas como tal.
- iRODE TECHNOLOGY no procesa solicitudes de facturación ni confirmaciones de pago recibidas por WhatsApp, llamadas telefónicas o mensajería informal.
- Las respuestas administrativas oficiales se emitirán únicamente desde dominios @irodetech.com.
- Cualquier instrucción de cambio de cuenta bancaria, correo de pagos o datos de contacto financiero que no provenga de comunicación oficial verificable deberá ser rechazada y reportada inmediatamente.
Vigencia y Mecanismo de Aceptación
Las presentes políticas tienen vigencia indefinida desde la fecha de su publicación y son de aplicación inmediata. Su actualización o modificación será comunicada mediante publicación en el sitio oficial de iRODE TECHNOLOGY y mediante notificación a clientes activos.
- La firma de cualquier contrato, propuesta o acuerdo de servicios con iRODE TECHNOLOGY implica la aceptación expresa e íntegra de estas políticas.
- El inicio de servicios, aun sin firma formal de contrato, constituye aceptación tácita de todas las condiciones aquí establecidas.
- El cliente no podrá alegar desconocimiento de estas políticas una vez iniciada la relación comercial.
- iRODE TECHNOLOGY se reserva el derecho de actualizar las presentes políticas en cualquier momento, con efecto sobre contratos en vigor a partir de su comunicación formal.
Estas políticas aplican de forma uniforme a todos los clientes, sin distinción de tamaño, sector, antigüedad de la relación comercial ni modalidad de contratación. No existen excepciones no documentadas formalmente.
Disposiciones Finales y Marco Administrativo
En todo lo no previsto expresamente por las presentes políticas, se aplicará lo dispuesto en el contrato de servicios suscrito con iRODE TECHNOLOGY, y supletoriamente, la legislación mercantil guatemalteca vigente.
- Cualquier controversia derivada del incumplimiento de las presentes políticas será resuelta conforme a la jurisdicción y competencia acordada en el contrato, o en su defecto, ante los tribunales competentes de la República de Guatemala.
- La invalidez o inaplicabilidad de alguna cláusula no afecta la vigencia de las restantes disposiciones.
- iRODE TECHNOLOGY se reserva el derecho de ceder, transferir o delegar la gestión de cobros a terceros autorizados, con notificación previa al cliente.
- La omisión eventual de iRODE TECHNOLOGY en exigir el cumplimiento de alguna de estas disposiciones en un momento determinado no implica renuncia al derecho de exigirlo en el futuro.
- Toda comunicación formal relacionada con estas políticas debe realizarse por escrito, a través de los canales institucionales de iRODE TECHNOLOGY.
Marco de gobierno corporativo: Las presentes políticas forman parte del sistema de gestión financiera y administrativa de iRODE TECHNOLOGY, diseñado para garantizar relaciones comerciales sostenibles, transparentes y basadas en el cumplimiento mutuo de obligaciones.